A norma Iso 9001:2008, em sua cláusula 6.2.2 Competência, treinamento e conscientização, sub-item e) “manter registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e experiência”.
Cada funcionário deve ter educação (escolaridade), habilidades e experiências para a execução das atividades que estão diretamente relacionadas com a realização de produtos ou serviços, que são entregues ao cliente final.
Caso algum funcionário não tenha algumas destas características, a organização precisa providenciar “treinamentos” internos ou externos para que este funcionário tenha a capacitação adequada na realização de suas atividades.
Normalmente o departamento de relações humanas, é o responsável pelo controle deste processo, necessitando ter em seus arquivos (físicos ou eletrônicos) os registros adequados para evidenciar que todos os funcionários estão capacitados, isto é, tenham a competência necessária).
O que é necessário arquivar como registro?
Educação (escolaridade)
A norma ISO 9001 fala em educação, que nada mais é do que a escolaridade formal do funcionário. Neste caso, para cada funcionário deve-se arquivar em seu prontuário, cópias de diplomas, certificados de conclusão de cursos ou histórico escolar.
Não é necessário arquivar todos, mas o último, por exemplo, se tiver 2º grau completo, não é necessário arquivar certificado do 1º grau, assim como qualquer curso que necessita de um anterior. Manter cópias em prontuário de cada funcionário. Estes documentos representam o registro da qualidade exigido pela norma.
Habilidades
Habilidades são elementos subjetivos e difícil para se medir. No entanto podem ser observadas quando da execução de alguma atividade.
É necessário saber, para cada função dentro da cadeia produtiva, quais são as habilidades necessárias, e após, elaborar um perfil descritivo para cada função.
Essas habilidades podem ser verificadas no processo de seleção ou mudança de função interna, com entrevista feita pelo supervisor fabril em alguma atividade prática, por exemplo.
Qualquer que seja a metodologia aplicada, basta um relatório assinado pelo responsável da verificação, como sendo um registro da qualidade, o qual deve, também, estar disponível no prontuário de cada funcionário.
Experiência
Quando da admissão do funcionário, é necessária a apresentação da carteira Proffional (CTPS), na qual consta a experiência durante seu trajeto profissional. Uma cópia das páginas da carteira é suficiente como registro da qualidade deste tópico.
É importante, também, ter no prontuário, o curriculum vitae de cada funcionário.
Treinamentos
Os treinamentos precisam estarem evidenciaados. Evidências de treinamentos realizados, podem ser listas de presenças assinadas pelos próprios treinandos e pelo instrutor, certificados ou qualquer outro documento que evidencie a realização do treinamento e a participação do funcionário nos memo.
