Ciclo PDSA ou PDCA
Esta é uma ferramenta de melhoria fundamental: ela pode ser usada para melhorar qualquer coisa. Ela parece enganosamente simples, mas muito poderosa. Quanto mais você usa, mais você melhora.
PDSA significa: P – plan, D – do, S – study, ou C para verificar se preferir chamá-lo de PDCA
1. Planejar
O primeiro passo no ciclo é Planejar: planejar o que você quer que aconteça. Primeiro defina os objetivos, ou decida sobre os resultados finais que se queira, então planeje as tarefas ou atividades necessárias para chegar lá.
2. Fazer
Faça o que planejou fazer na etapa anterior.
3. Estudar
Uma vez que fez o que planejou, deve, então, estudar o resultado. Verifique o que aconteceu.
O que aconteceu? Obteve os resultados planejados, esperados ou desejados? O resultado foi diferente? Se não ocorreu como o planejado, por que não? As coisas estão agora melhor ou pior ou a mesma coisa? Se melhor, eles podem ser melhorados? Se pior, por quê e o quê deve ser feito a seguir? Precisa fazer algo diferente, continuar por mais tempo ou mudar alguns aspectos?
Alguns métodos que podem ser usados nesta fase incluem o monitoramento, observação, medição, estudando os dados coletados, analisando, discutindo e verificando os resultados das auditorias.
Esta fase é conhecida como “check” ou talvez “comentário”. Foi originalmente chamado 'check', mas Deming renomeou 'Estudo' mais tarde, para enfatizar a importância dos resultados, e evitar confundi-la como sendo apenas sendo inspeção. “Estudo” nos dá um guia mais preciso para as atividades que são ou devem ser envolvidas.
4. Agir
Agora, deve tomar ação, com base nos resultados e sua análise sobre eles. Se a mudança foi boa, deve implementar no sistema. Se não funcionar bem, ou precisa de mais trabalho, pode refiná-la, ou começar de novo desde o início, planejando alguma ação diferente, que leve para a próxima fase: etapa 1 (Planejar) novamente, mas desta vez com novos conhecimentos.
Repita o passo 2 (Do) de novo, com novas informações e conhecimentos. E assim deve repetir o ciclo Planejar - Fazer - Estudar - Agir.
Seguido por outro ... e outro ... e assim por diante. E a cada ciclo, deve melhorar o seu sistema de gestão de qualidade.
É um 'círculo virtuoso', porque quanto mais fizer, mais melhora.
O ciclo é conhecido por vários nomes, incluindo o ciclo de melhoria contínua, ciclo de Shewhart (ele inventou) ou ciclo de Deming, pois ele o fez conhecido.
Quando ocorrem falhas
Muitas organizações tendem a fazer apenas parte deste ciclo, na maioria das vezes o “Planejar” e o “Fazer”.
Onde a maioria das organizações falham é na outra metade do ciclo, Estudo e Ação. Por exemplo, podem planejar e fazer, mas muitas vezes não determinam o tempo necessário para estudar o que aconteceu e então agir de acordo com os resultados.
Algumas empresas produzem um planejamento, mas depois raramente colocam em prática. Não fazem a revisão (estudo) do planejamento e comparação de como estão agora em relação ao planejado.
Somente quando uma organização aprende a colocar a sua atenção em todas as fases do ciclo PDSA que começa a experimentar grande melhoria. Aqueles que não são normalmente preso para sempre em modo reativo, combate a incêndios, fixação da última crise e resposta ao problema mais recente que surgiu, então, corre para a próxima.
Organizações altamente bem sucedidas colocam a mesma atenção em todos os 4 aspectos do ciclo, como também a prática sem enfatizar qualquer uma com a exclusão de outras. Entendem que esta ferramenta aparentemente simples é incrivelmente poderosa.
Pode ser usada para conseguir melhorias muito reais, mas apenas se for realmente usada e aplicada repetidamente e dar atenção igual a todas as quatro etapas. Se fizer isso, a melhoria não pode deixar de ocorrer.
Em programas Seis Sigma, o ciclo foi adotado para uso, mas dado um nome diferente (como tantas vezes acontece). É conhecida como DMAIC - Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar.
